Kelqio Approve
Une validation qui suit vos règles, pas celles de l’outil.
Un workflow optionnel de demande d’achat et de validation, pour les organisations qui n’en ont pas — ou pour les catégories de dépense qui ne sont jamais entrées dans le système principal.
Module optionnel — pas un second système de référence
La majorité des achats indirects est validée là où le système ne voit rien.
Un ERP solide ne garantit pas un processus maîtrisé. En pratique, une part importante des achats indirects se décide dans un couloir, se confirme par e-mail, et ne rencontre le système qu’au moment de la facture. À ce stade, la décision n’est plus contrôlable — elle est rapprochable, ce qui est très différent et bien moins utile.
Kelqio Approve existe pour combler cet écart précis. Il est volontairement léger : demandes, règles, validations, suivi. Il ne cherche pas à devenir l’endroit où vit votre vérité financière.
02Comment ça marche
Du panier à la commande validée.
Approve est optionnel, et n’a d’intérêt que là où une dépense n’atteint aujourd’hui personne. Chaque étape montre ce que vit le demandeur et ce que fait réellement le contrôle.
- 01Demandeur
Une demande d’achat est créée
Depuis un panier catalogue, ou saisie directement pour ce qu’aucun catalogue ne couvre.
Ce que voit le demandeur
Le même formulaire dans les deux cas : le hors-catalogue cesse d’être une raison de contourner.
Ce que fait le contrôle
La dépense qui passait par e-mail démarre désormais dans un processus tracé.
- 02◇ DécisionKelqio
Les règles sont évaluées
Montant, catégorie, site et responsable budgétaire déterminent qui doit voir la demande — et qui n’a pas à la voir.
Ce que voit le demandeur
Le demandeur sait immédiatement qui va valider, au lieu de le deviner.
Ce que fait le contrôle
Le routage est déterministe : une même demande ne prend jamais deux chemins différents.
↳ Sous le seuil · Votre ERP
Aucun valideur n’est sollicité
La règle dit qu’il n’en faut pas. Ça part directement en commande, et la piste d’audit garde pourquoi l’étape a été sautée.
- 03◇ DécisionValideur
La décision se prend en contexte
Le valideur voit les lignes, le fournisseur, le prix contracté et le motif de la demande.
Ce que voit le demandeur
Les validations sans enjeu passent assez vite pour que personne ne les contourne.
Ce que fait le contrôle
Une décision prise avec le contrat sous les yeux est une décision défendable.
↳ Rejeté · Demandeur
Retour au demandeur
Avec le motif rattaché à la ligne concernée — pas dans un mail séparé qu’il faut rapprocher à la main.
- 04Votre ERP
La commande est émise
La demande validée devient une commande dans votre ERP, ou part au fournisseur en données structurées.
Ce que voit le demandeur
Le demandeur obtient une date de livraison plutôt qu’un statut interne.
Ce que fait le contrôle
Votre ERP garde la propriété de la commande, de la numérotation et des règles comptables.
- 05Kelqio
La trace est conservée
Qui a demandé, qui a validé, sur quelle base et à quel prix — enregistré au fil de l’eau.
Ce que voit le demandeur
Personne n’a à reconstituer une décision depuis une boîte mail six mois plus tard.
Ce que fait le contrôle
Les questions d’audit trouvent leur réponse dans l’enregistrement, pas dans les souvenirs.
03Workflow
D’un vrai panier à une commande, avec les règles attachées.
Comme la demande est construite depuis un panier catalogue, le valideur voit les mêmes lignes structurées que l’acheteur a choisies — références, quantités, prix contractés — et non une description en texte libre.
- Demandes d’achat
- DA-2026-04188
Consommables maintenance T2
- Demandeur
- C. Moreau
- Site de livraison
- Lyon — Site 03
- Centre de coûts
- CC-4402
- Ligne budgétaire
- MRO / 2026-Q2
| Lignes | Fournisseur | Qté | € |
|---|---|---|---|
| Gant nitrile non poudré, L | Nordwerk Industrie | 40 | 736,00 |
| Dégraissant industriel 5 L | Ferralux SAS | 12 | 1 428,00 |
| Lunettes de sécurité antibuée | Meridian Tools | 25 | 612,50 |
| Feuilles absorbantes 40×50 | Nordwerk Industrie | 18 | 3 006,00 |
| Total HT | 5 782,50 | ||
Validation
Règle: > 5 000 € : responsable de site + achats
M. Lefèvre
Responsable de site
14 avr., 09:12
A. Brandt
Achats
En attente
ERP
Commande d’achat
Automatique
À la validation, une commande par fournisseur est envoyée dans votre ERP.
- 01
Demandes d’achat
Les demandes portent des lignes structurées, un site de livraison, un centre de coûts et une ligne budgétaire dès leur création.
- 02
Validation du panier
Le panier est contrôlé face à l’assortiment et aux prix contractés avant de devenir une demande.
- 03
Validation multi-niveaux et multi-règles
Routage par montant, catégorie, centre de coûts, site ou fournisseur — en combinant ces conditions plutôt qu’en choisissant l’une d’elles.
- 04
Livraison multi-sites
Une demande peut servir plusieurs sites de livraison sans découpage manuel en plusieurs demandes.
- 05
Suivi des commandes
Le statut est visible du demandeur : l’e-mail de relance cesse d’être le mécanisme de suivi.
- 06
Suivi des dépenses et reporting
L’engagé est visible au moment où il est engagé, pas reconstruit depuis les factures en fin de période.
04Règles de conception
Un processus de validation que personne ne contourne.
Tout contrôle plus lent que son contournement produit son contournement. Voici les contraintes contre lesquelles nous concevons.
Assez rapide pour être utilisé
Si la validation est plus lente qu’un appel au fournisseur, l’appel gagne et le contrôle devient fictif.
Des règles qui reflètent la délégation
Les seuils doivent correspondre à la délégation de pouvoir réelle, y compris par site et par catégorie.
Des notifications qui veulent dire quelque chose
Un valideur doit être informé de ce qui exige une décision, pas abonné à tout ce qui bouge.
Des décisions reconstituables
Qui a validé quoi, quand, et contre quelle règle — enregistré sur le moment, pas déduit après coup.
Aucune impasse
Absences et délégations font partie de la conception, car le processus doit survivre aux congés.
Optionnel par construction
Si votre plateforme achats fait déjà cela correctement, n’utilisez pas ce module. La connectivité n’en dépend pas.
Prochaine étape
Venez avec votre liste fournisseurs. On vous montre le flux.
Une session de travail avec notre équipe, sur vos systèmes et votre portefeuille fournisseurs — pas une présentation générique.
- 01
Où en sont vos fournisseurs aujourd’hui : connectés, à moitié connectés, ou pas du tout
- 02
Comment chaque canal serait routé via Kelqio vers votre ERP et votre plateforme achats
- 03
Ce que représenterait concrètement la connexion des vingt prochains fournisseurs
Produit d’intégration entreprise. Pas de carte bancaire, pas d’essai en libre-service — un échange avec quelqu’un qui connaît les systèmes achats.